Personvern

OKS Videregående skole personvernerklæring (elever/foresatte)

Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen beskriver hvilke opplysninger vi samler inn om våre elever og deres foresatte, hvorfor vi samler inn og bruker opplysninger samt hvordan vi ivaretar deres rettigheter og regler i personvernlovgivningen.

Innsamling, lagring, utlevering og annen behandling av personopplysninger, er regulert i personopplysningsloven. Loven stiller blant annet strenge krav til konfidensialitet og sikkerhet ved behandling av personopplysninger. Datatilsynet fører tilsyn med loven.

 

Data tilsynet definerer

Personopplysning som en opplysning eller vurdering som kan knyttes til deg som enkeltperson, slik som for eksempel navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, IP-adresse, bilnummer, bilder, fingeravtrykk, irismønster, hodeform (for ansiktsgjenkjenning) og fødselsnummer (både fødselsdato og personnummer).

Sensitive personopplysninger som opplysninger om rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, helseforhold, seksuelle forhold eller medlemskap i fagforeninger.

 

Behandlingsansvarlig

OKS Videregående skole er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Med” behandlingsansvarlig” menes i loven den som bestemmer formålet med behandling av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som kan benyttes. Det er den behandlingsansvarlige som er ansvarlig for at behandlingen av personopplysningene skjer i henhold til loven. Kontaktinfo finner du nederst i denne personvernerklæringen.

 

Hvordan informasjonen innsamles?

Informasjonen innhentes fra eleven, deres foresatte, skolens lærere og ansatte.

 

Hvilke typer personopplysninger behandles

• Navn på alle elever og deres foreldre eller foresatte med adresse, elevens fødselsnummer, telefonnummer og e-postadresse.
• Andre opplysninger som er nødvendig for at vi skal kunne holde kontakt med foreldre eller foresatte på riktig måte.
• Opplysninger som vi har fått gjennom samarbeidet mellom skole og hjem.
• Opplysninger om skolearbeidet til en elev, f.eks vurderinger, karakterer, fravær etc.
• Noen ganger har vi opplysninger om elevers helse, f.eks om allergier.
• Spesielle opplysninger som f.eks skyss for enkelte elever, spesialundervisning mm.
• Informasjon i datasystemet om elevers pålogging.

 

Hjemmel for behandlingen av opplysningene:

OKS Videregående skole behandler personopplysninger basert på følgende hjemler:

• Samtykke fra den enkelte GDPR art 6.1 a og art 9.2 a
• Oppfyllelse av en avtale med den registrerte GDPR art 6.1 b
• Rettslige forpliktelser i henhold til andre lover GDPR art 6.1 c
• Lov om frittstående skoler
• Lov om grunnskole og den videregående opplæring
• Regnskapsloven
• Utførelse av offentlig myndighet som er pålagt OKS Videregående skole, i henhold til GDPR art 6.1 e

Formålet med behandlingen – hva opplysningene brukes til:

• Kontaktopplysningene for å kommunisere eleven og dets foresatte
• Elevadministrasjon
• Elevvurdering og karaktersetting
• Oppfyllelse av de forpliktelsen vi har i henhold til gjeldene lovverk.
• Tildeling og administrasjon av skoleplasser
• Fakturering av skolepenger

 

Hvor lenge opplysningene oppbevares

Elevmappene lagres i den tid eleven er elev på skolen og i 10 år etter at eleven sluttet på skolen.

 

Etter denne tid oppbevarer vi følgende:

Om alle elever bevares følgende dokumentasjon:

• Hvilke elever som har gått skolen, inkludert fravær Underveisvurdering, inkl. halvårsvurdering med karakter
• Sluttvurdering, inkl. standpunktkarakter og eksamenskarakter
• Ved fritak for vurdering med karakter skal det bevares annen dokumentasjon av opplæringen.

Om enkeltelever bevares følgende dokumentasjon:

• Saker om rettigheter og plikter knyttet til innhold og organisering av opplæringen, jf. opplæringslova kap. 2 og opplæringsforskriften kap. 1
• Saker om spesialpedagogisk støtte og spesialundervisning, inkl. utredning, enkeltvedtak og individuell opplæringsplan med vurdering
• Saker om fysisk og psykososialt skolemiljø
• Skademelding
• Kontaktinformasjon om de foresattes slettes ett år etter at eleven har sluttet
• Informasjon i forbindelse med fakturering og administrering av skolepenger lagres i henhold til regnskapslovens krav.

Kommunikasjon skole/hjem slettes ett år etter at eleven har sluttet.

 

Hvem deler vi opplysninger med

• X-ledger (regnskapssystem)
• Oslo Kristne Senter (Tjeneste leverandør av IT-tjenester)
• UDIR
• IST
• Showbie
• OKS Videregående skole har godkjente databehandleravtaler med samtlige leverandører som vi deler opplysningene med.

 

Hvordan vi beskytter opplysningene

Personopplysningene blir kun delt med de som har et tjenestemessig behov får å ha tilgang opplysningen, internt eller med leverandører hvor vi har en databehandleravtale som regulerer deres behandling av opplysningene.

 

Opplysningene blir kun lagret

Skolens administrative systemer
Spesifikke områder på filserveren med adgangskontroll.
Låsbare skap med begrenset tilgang
OKS Videregående skole-administrerte pc-er i en begrenset periode under enkeltbehandling av opplysningene
Opplysningene blir kun benyttet til det innsamlede formål, og opplysninger slettes når behandlingsbehovet har opphørt.
Administrasjon av og endringer i lagrede opplysninger
Det er viktig at kontaktopplysningene vi har registrert om deg som elev og foresatt er riktige og oppdaterte, så det er derfor viktig at dere oppdatere skolen ved endringer av din/deres kontaktinformasjon.

 

Rettigheter

Som elev eller foresatt har du rett til å kreve innsyn i personopplysningene vi behandler om deg og hvordan de behandles. Du kan kreve sletting og begrensninger i behandlingen av personopplysninger i henhold til personopplysningsloven. Kontaktopplysninger Hvis du har spørsmål eller av andre grunner ønsker å komme i kontakt med oss i forbindelse med denne personvernerklæringen, kan du ta kontakt med vårt personvernombud på epostadresse: post@abc4850.sg-host.com